Ferramentas do Editor de Documentos

O editor de textos utilizado no SAJ Online, foi aprimorado para oferecer maior agilidade e padronização na elaboração de documentos. Suas funcionalidades facilitam o preenchimento do campo "Complemento da movimentação", assim como a introdução do uso de Autotextos, que possibilita inserir, no editor de documentos, blocos de textos previamente salvos, otimizando tarefas repetitivas e promovendo mais eficiência na sua rotina.

Acompanhe neste artigo como realizar essa atividade.

Campo “Complemento da movimentação”

• Complemento da movimentação – Novos atalhos

Passo 1. Acesse o editor de textos, clique em “Continuar” ou “Elaborar” (1) da tarefa desejada.

Passo 2. No editor de textos, selecione um trecho do texto e pressione as teclas CTRL +M do seu teclado. O conteúdo selecionado será automaticamente transferido para o campo “Complemento da movimentação” (1), desde que este campo esteja previamente vazio.

• Barra de ferramentas flutuante

Passo 1. Selecione um trecho do texto e clique no botão “Complemento da movimentação” (1), representado por um ícone de folha com setas na barra flutuante. 

• Menu “Inserir” da barra de ferramentas

Passo 1. Selecione um trecho do texto e clique no menu “Inserir” (1), submenu “Complemento da movimentação” (2).

Caso o campo esteja preenchido, o sistema emitirá um alerta informando que o trecho selecionado sobrescreverá o conteúdo do campo, e solicitando confirmação dessa substituição. Clique em “Substituir” (1) para confirmar a ação.

Estas são as 3 novas formas de preencher o campo “Complemento da movimentação” pelo editor de documentos!

Autotexto

Passo 1. Clique no menu principal e acesse o módulo “Gestão de modelos" (1).

Passo 2. Crie ou acesse um modelo do SAJ e clique no menu “Inserir” (1), submenu “Autotexto” (2).

Passo 3. Uma janela com o gerenciador de autotextos será exibida na tela, na qual será possível:

-    Criar um autotexto (1);
-    Editar um autotexto existente (2);
-    Excluir um autotexto;
-    Pesquisar autotextos criados.

Passo 3.1 Criar um autotexto

Clique em “+ Novo autotexto” (1), no campo "Nome" (2), nomeie o atalho do seu autotexto e, no campo "Texto" (3), insira o  seu conteúdo. Para finalizar, clique em “Salvar alterações” (4).

Passo 3.2 Editar, excluir e pesquisar um autotexto existente

Para editar, abra o gerenciador de autotextos, selecione o autotexto desejado (1), realize as alterações e clique em "Salvar alterações" (2).

Para excluir, selecione o autotexto desejado (1) e clique em "Excluir autotexto" (3).

Para pesquisar, procure na listagem (1) ou utilize o campo de busca (4).

Pronto! Com seus autotextos cadastrados no gerenciador você pode usá-los no editor de documentos da emissão de expedientes. 

Utilizar autotexto na edição de documentos

Passo 1. Abra o editor de documentos utilizando um modelo criado a partir da gestão de modelos nativa do SAJ, digite o caractere chave do autotexto, que é a barra invertida ( \ ), e, em seguida, o nome do autotexo desejado (1). Um balão com o nome e o conteúdo do autotexto aparecerá em tela. Clique na tecla “Enter” do seu teclado ou no balão do autotexto com o mouse para preenchê-lo no documento.

Passo 2. O sistema preencherá o documento com o conteúdo do autotexto selecionado.

Com essas funcionalidades, aumentou-se a praticidade no uso do editor de texto do SAJ Online, tornando o processo de preenchimento de campos e reaproveitamento de conteúdo mais rápido e padronizado. 

Com o objetivo de conferir maior agilidade na elaboração de modelos, no SAJ além de permitir criar modelos com base nos documentos do acervo, também conta com a possibilidade de utilizar o expediente atual como base para a criação de um novo modelo.

Saiba mais detalhes no decorrer deste artigo.

Passo 1. Para abrir o editor de documentos, acesse o Painel de Tarefas e clique no botão “Elaborar” ou “Continuar” (1), que fica no cartão de cada tarefa. 

Passo 2. Clique no botão “Salvar documento como modelo” (1), disponível no canto inferior esquerdo do editor de documentos.

Passo 3. Após clicar no botão, uma nova guia é aberta, exibindo o conteúdo do expediente e as suas propriedades como um rascunho de modelo (1), no menu “Gestão de modelos”.

Passo 4. A partir deste rascunho você pode realizar revisões e ajustes. Após o modelo revisado, clique em “Publicar modelo” (1), assim o novo modelo fica disponível para uso na emissão de expedientes e também para consulta e edição no menu "Gestão de modelos".

Pronto! Você aprendeu como transformar o expediente atual em um modelo de documento!

O SAJ possibilita a escolha do tipo de visibilidade para cada modelo de cabeçalho e rodapé criado, sendo elas: apenas para o usuário que criou; apenas para os usuários de uma lotação; para a instituição inteira. Além disso, a ferramenta de busca dos modelos de cabeçalhos e rodapés é separada através desses 3 tipos de visibilidade, organizando mais o modo de busca.

Acompanhe neste artigo como realizar essa atividade.

Passo 1. Clique no menu principal, representado pelo ícone "", e selecione a opção "Gestão de Modelos" (1).

Passo 2. Na gestão de modelos, clique em "Cabeçalho e Rodapé" (1) e selecione a opção "Criar novo padrão" (2).

Passo 3. Insira um nome para o modelo (1), o conteúdo no cabeçalho e no rodapé (2), selecione a visibilidade desejada (3), que pode ser apenas o próprio usuário, todos da lotação ou toda a instituição. Por fim, clique em "Salvar" (4).

Passo 4. Para consultar os modelos de cabeçalho e rodapé existentes no sistema, clique novamente em “Cabeçalho e Rodapé” (1) mas, desta vez, selecione a opção “Consultar lista” (2).

Passo 5. Na tela "Cabeçalhos e rodapés", serão exibidos os modelos existentes no sistema divididos em três blocos:

• “Instituição” (1): modelos disponibilizados para todos os usuários do órgão;
• “Lotação” (2): modelos disponibilizados para todos os usuários da lotação;
• “Usuário” (3): modelos visíveis apenas para o usuário em questão.

É possível localizar o modelo também pelo nome, através da barra de buscas (4).

Passo 6. Nesta mesma tela, serão exibidos três ícones:

• “Lápis” (1): para realizar a edição de um modelo de cabeçalho e rodapé existente;
• “Duas folhas” (2): para duplicá-lo;
• “Lixeira” (3): para excluí-lo.

Para editar um modelo de cabeçalho e rodapé, clique no ícone de lápis (1).

Passo 7. Na tela de edição do modelo, é possível editar o nome do modelo (1), o conteúdo do cabeçalho e do rodapé (2) e o tipo de visibilidade (3). Após realizar a edição, clique “Próximo” (1), “Salvar” e “Confirmar” para efetuar a edição.

Passo 8. Para duplicar um modelo de cabeçalho e rodapé do sistema, clique no ícone de duas folhas (1).

Passo 9. O título do novo modelo (1) de cabeçalho e rodapé duplicado terá por padrão a palavra “Cópia” ao final, para indicar que trata-se de uma cópia. Clique em "Duplicar" (2).

Passo 10. A mesma tela de edição de modelo de cabeçalho e rodapé será exibida, na qual é possível editar o nome do modelo (1), o conteúdo do cabeçalho e do rodapé (2) e o tipo de visibilidade (3). Após realizar a edição, clique “Próximo” (4) e “Salvar” para concluir a duplicação.

Passo 11. Para excluir um modelo de cabeçalho e rodapé, clique no ícone de lixeira (1).

Passo 12. O sistema exibirá uma janela de confirmação, clique em “Excluir” (1) para efetuar a ação.

Pronto! Agora você já sabe como definir o tipo de visibilidade desejada para os seus modelos de cabeçalho e rodapé.