Ferramentas do Editor de Documentos

Com o objetivo de conferir maior agilidade na elaboração de modelos, no SAJ além de permitir criar modelos com base nos documentos do acervo, também conta com a possibilidade de utilizar o expediente atual como base para a criação de um novo modelo.

Saiba mais detalhes no decorrer deste artigo.

Passo 1. Para abrir o editor de documentos, acesse o Painel de Tarefas e clique no botão “Elaborar” ou “Continuar” (1), que fica no cartão de cada tarefa. 

Passo 2. Clique no botão “Salvar documento como modelo” (1), disponível no canto inferior esquerdo do editor de documentos.

Passo 3. Após clicar no botão, uma nova guia é aberta, exibindo o conteúdo do expediente e as suas propriedades como um rascunho de modelo (1), no menu “Gestão de modelos”.

Passo 4. A partir deste rascunho você pode realizar revisões e ajustes. Após o modelo revisado, clique em “Publicar modelo” (1), assim o novo modelo fica disponível para uso na emissão de expedientes e também para consulta e edição no menu "Gestão de modelos".

Pronto! Você aprendeu como transformar o expediente atual em um modelo de documento!

O SAJ possibilita a escolha do tipo de visibilidade para cada modelo de cabeçalho e rodapé criado, sendo elas: apenas para o usuário que criou; apenas para os usuários de uma lotação; para a instituição inteira. Além disso, a ferramenta de busca dos modelos de cabeçalhos e rodapés é separada através desses 3 tipos de visibilidade, organizando mais o modo de busca.

Acompanhe neste artigo como realizar essa atividade.

Passo 1. Clique no menu principal, representado pelo ícone "", e selecione a opção "Gestão de Modelos" (1).

Passo 2. Na gestão de modelos, clique em "Cabeçalho e Rodapé" (1) e selecione a opção "Criar novo padrão" (2).

Passo 3. Insira um nome para o modelo (1), o conteúdo no cabeçalho e no rodapé (2), selecione a visibilidade desejada (3), que pode ser apenas o próprio usuário, todos da lotação ou toda a instituição. Por fim, clique em "Salvar" (4).

Passo 4. Para consultar os modelos de cabeçalho e rodapé existentes no sistema, clique novamente em “Cabeçalho e Rodapé” (1) mas, desta vez, selecione a opção “Consultar lista” (2).

Passo 5. Na tela "Cabeçalhos e rodapés", serão exibidos os modelos existentes no sistema divididos em três blocos:

• “Instituição” (1): modelos disponibilizados para todos os usuários do órgão;
• “Lotação” (2): modelos disponibilizados para todos os usuários da lotação;
• “Usuário” (3): modelos visíveis apenas para o usuário em questão.

É possível localizar o modelo também pelo nome, através da barra de buscas (4).

Passo 6. Nesta mesma tela, serão exibidos três ícones:

• “Lápis” (1): para realizar a edição de um modelo de cabeçalho e rodapé existente;
• “Duas folhas” (2): para duplicá-lo;
• “Lixeira” (3): para excluí-lo.

Para editar um modelo de cabeçalho e rodapé, clique no ícone de lápis (1).

Passo 7. Na tela de edição do modelo, é possível editar o nome do modelo (1), o conteúdo do cabeçalho e do rodapé (2) e o tipo de visibilidade (3). Após realizar a edição, clique “Próximo” (1), “Salvar” e “Confirmar” para efetuar a edição.

Passo 8. Para duplicar um modelo de cabeçalho e rodapé do sistema, clique no ícone de duas folhas (1).

Passo 9. O título do novo modelo (1) de cabeçalho e rodapé duplicado terá por padrão a palavra “Cópia” ao final, para indicar que trata-se de uma cópia. Clique em "Duplicar" (2).

Passo 10. A mesma tela de edição de modelo de cabeçalho e rodapé será exibida, na qual é possível editar o nome do modelo (1), o conteúdo do cabeçalho e do rodapé (2) e o tipo de visibilidade (3). Após realizar a edição, clique “Próximo” (4) e “Salvar” para concluir a duplicação.

Passo 11. Para excluir um modelo de cabeçalho e rodapé, clique no ícone de lixeira (1).

Passo 12. O sistema exibirá uma janela de confirmação, clique em “Excluir” (1) para efetuar a ação.

Pronto! Agora você já sabe como definir o tipo de visibilidade desejada para os seus modelos de cabeçalho e rodapé.