Como enviar documentos de diligência por E-mail ou WhatsApp no SAJ MP?

O SAJ Online possibilita o envio de documentos via E-mails e WhatsApp através do próprio sistema, proporcionando mais agilidade e autonomia para os usuários.

Acompanhe neste artigo como realizar essa atividade.

• Selecionar destinatários

O destinatário é a pessoa/órgão que receberá o documento elaborado por e-mail.

Passo 1. Clique no botão "Elaborar" (1) de uma tarefa para elaborar um documento.

Passo 2. Na seção “Propriedades” (1), habilite o campo “Acompanhar cumprimento” (2) e selecione um contato cadastrado no campo “Destinatário” (3).

Passo 3. Caso o contato possua mais de um e-mail cadastrado, clique no ícone de lápis (1) do mesmo. 

Passo 4. Selecione o(s) endereço(s) de e-mail(s) (1) que desejar e clique em "Confirmar" (2).

• Cadastrar Destinatários

Passo 1. Durante a elaboração do documento, no campo "Destinatário", selecione a opção “Cadastrar novo” (1).

Passo 2. O sistema abrirá a tela "Cadastrar novo contato". Preencha os campos "Nome" (1), "Tipo" (2), "E-mail" (3), que será utilizado durante o disparo da mensagem, e clique em "Cadastrar" (4). Os campos “WhatsApp” e “Telefone” (5) são apenas informativos.

Passo 2.1 Um contato pode múltiplos e-mails cadastrados, o que refletirá durante a seleção do destinatário.

Passo 2.2 Para contatos com mais de um e-mail cadastrado, na elaboração do documento, o campo "Destinatário" exibirá a informação “+n” em azul (1), sendo “n” a quantidade de e-mails cadastrados no perfil do contato. Posicione o cursor do mouse no contador de e-mails, o sistema exibirá todos os endereços de e-mails cadastrados (2) para aquele contato.

• Elaboração da mensagem

Passo 1. Após elaborar um documento, clique no botão “Ver documentos” (1) da tarefa desejada. Na aba "Documentos da diligência", localize o documento que deseja encaminhar por e-mail e clique no botão “Encaminhar” (2).

Passo 2. O sistema abrirá a aba "Encaminhar para o destinatário". Preencha os dados:

• “Destinatário” (1): Confirme o destinatário configurado nas propriedades do documento. Caso necessite editar o contato, clique no ícone de lápis - não é possível adicionar ou alterar o contato selecionado;
• “Assunto” (2): Preencha com o título do e-mail;
• “Corpo do e-mail” (3): Preencha com o conteúdo que será apresentado no e-mail.
• “Anexos” (4): Anexe arquivos do seu computador no e-mail.
  • Os anexos inseridos durante a etapa de elaboração do documento não são vinculados automaticamente no e-mail.
  • Os anexos inseridos nesta etapa não são enviados para a pasta digital.
  • Os arquivos importados serão enviados como anexo do e-mail apenas em elaboração.
  • Como padrão, o documento elaborado é enviado como anexo, sendo exibido como primeiro item.

• Enviar Mensagem via WhatsApp

Passo 1. O sistema configura por padrão o envio por e-mail. Caso o MP possua a integração com os serviços de notificações de WhatsApp da SERPRO, é possível alterar o envio por WhatsApp, caso contrário, só existirá a opção de envio por E-mail. Clique em "Via E-mail" (1) e selecione a opção "Via WhatsApp" (2).

Passo 2. Preencha os campos:

• “Destinatário” (1): Confirme o destinatário configurado nas propriedades do documento. Caso necessite editar o contato, clique no ícone de lápis - não é possível adicionar ou alterar o contato selecionado;
• “Mensagem” (2): Preencha com o conteúdo que será apresentado na mensagem.

• Informar cumprimento

Passo 1. Durante a elaboração do e-mail, haverá a caixa de seleção “Informar cumprimento ao enviar” (1).

Passo 1.1 Caso habilite o campo “Informar cumprimento ao enviar”, ao clicar no botão “Enviar e-mail automático”, o cumprimento será tido como positivo automaticamente.

Passo 1.2 Caso não habilite o campo “Informar cumprimento ao enviar”, ao clicar no botão “Enviar e-mail automático”, será necessário declarar o cumprimento manualmente. Clique em "Informar cumprimento" (1) e selecione a opção que desejar.

• Configuração de Remetente para E-mail

Em que os campos:

• “Host smtp (servidor)” e “Porta”: protocolo SMTP do e-mail que o usuário está configurando. São campos de preenchimento obrigatório.
• “Nome de usuário”: usuário do e-mail correspondente, que pode ser ou não o próprio e-mail sem “@domínio”, a depender do provedor de e-mails. É um campo de preenchimento obrigatório.
• “Senha”: senha de acesso à conta do e-mail informado. Este campo não fica visível para edição. É um campo de preenchimento obrigatório.
• “Criptografia SSL” e “Utiliza autenticação de senha de segurança (SPA)”: preencha somente se o provedor do e-mail utilizar os métodos correspondentes.

Os administradores das lotações poderão configurar remetentes através do SAJ ADM, na tela "Cadastro de Órgãos", aba "Formulário" (1), no campo “E-mail” (2).

Os usuários que concluíram a jornada receberão uma cópia do e-mail enviado. Assim, será possível acompanhar e confirmar o envio da mensagem. Caso o destinatário responda a todos, o e-mail da lotação e o e-mail do usuário receberão a mensagem.

• Configuração de Remetente para WhatsApp

Para habilitar o canal de WhatsApp no SAJ, é necessário existir a integração com a SERPRO. Uma vez que os serviços da SERPRO estiverem ativos no MP, basta configurar os parâmetros a seguir:

Em que os campos:

• "UriToken": "https://api.whatsapp.serpro.gov.br/oauth2/token",
• "UriTemplate": "https://api.whatsapp.serpro.gov.br/client/{0}/v2/requisicao/mensagem/template",
• "UriUploadMidia": "https://api.whatsapp.serpro.gov.br/client/{0}/v2/media",
• "UriStatusRequisicao": "https://api.whatsapp.serpro.gov.br/client/{0}/v2/requisicao/{1}?destinatario={2}",
• "NumeroTelefoneHabilitado": Número do WhatsApp que fará a comunicação.

Pronto! Agora você já sabe como enviar documentos via E-mail e WhatsApp.