Como enviar notificações e ofícios por e-mail através do SAJ?

Para agilizar o processo de notificações e ofícios, foi incluída a funcionalidade de envio de e-mails através do SAJ. Dessa forma, não é necessário interromper o fluxo de elaboração de documentos ou sair da plataforma do SAJ para enviar as notificações e ofícios às partes ou órgãos.

1. Clique em "Elaborar" (1) do documento desejado.

• Selecionar destinatários

2. Acesse o menu "Propriedades" (1), habilite a opção "Acompanhar Cumprimento" (2) e preencha o campo "Destinatário" (3) selecionando um contato cadastrado.

2.1 Para contatos que possuam mais de um e-mail cadastrado, clique no ícone de lápis (1) do contato.

2.2 Clique no checkbox do e-mail (1) para selecioná-los.

• Cadastrar destinatários

O destinatário é a pessoa/órgão que receberá o documento elaborado por e-mail.

3. Acesse o menu "Propriedades" (1) e, no campo "Destinatário", clique na opção "Cadastrar novo" (2).

3.1 Na tela "Cadastrar novo contato", preencha o campo "Nome" (1) e selecione o "Tipo" (2). O campo "E-mail principal" (3) deve ser preenchido com o e-mail que será utilizado durante o processamento do disparo da mensagem, enquanto os campos "WhatsApp" (4) e "Telefone" (5), são meramente informativos. Clique em "Adicionar e-mail" (6).

3.2 Um contato pode possuir múltiplos e-mails cadastrados - e isso refletirá na seleção do destinatário.

3.2.1 Para contatos com mais de um e-mail cadastrado, o campo do destinatário exibirá "+n" (1) na coloração azul, na qual "n" refere-se a quantidade de e-mails cadastrados no perfil do contato. Posicione o ponteiro do mouse sobre o contador de e-mails para exibir a lista de endereços eletrônicos cadastrados (2).

• Elaboração do e-mail

4. Após elaborar um documento, clique em "Ver documentos" (1) da tarefa desejada. Na aba "Documentos da diligência", localize o documento que deseja encaminhar por e-mail e clique no botão "Enviar" (2).

4.2 Na aba "Envio automático via e-mail", preencha os campos:

• “Tipo/Nome” (1): Confirme o destinatário configurado nas propriedades do documento. Caso seja necessário, edite o contato através do ícone de lápis, porém, não é possível adicionar ou alterar o contato selecionado.
• “Remetente” (2): Escolha o endereço de e-mail de origem que deseja utilizar para enviar o e-mail. É possível selecionar apenas uma opção de remetente.
• “Assunto” (3): Edite o título do e-mail.
• “Corpo do e-mail” (4): Edite o conteúdo do e-mail.
• “Anexos” (5): Anexe arquivos do seu computador. Como padrão, o documento elaborado é enviado como anexo, sendo exibido como primeiro item. Os anexos inseridos durante a etapa de elaboração do documento não são vinculados automaticamente no e-mail e, os anexos inseridos nesta etapa, não são enviados para a Pasta Digital. Os arquivos importados serão apenas enviados como anexo do e-mail em elaboração. 

Clique em "Enviar e-mail automático" (6) para enviá-lo.

• Informar cumprimento

5. Na aba "Envio automático via e-mail", o campo "Informar cumprimento ao enviar" (1) possuirá dois comportamentos:

5.2 Caso habilite a opção, a caixa ficará azul com um ícone de check e, ao enviar o e-mail, o cumprimento será, automaticamente, tido como positivo (1).  

5.3 Caso desabilite a opção, a caixa ficará em branco e, ao enviar o e-mail, será necessário declarar o cumprimento manualmente. Clique em "Informar cumprimento" (1).

• Cadastrar Remetente

6. Na aba "Envio automático via e-mail", clique em "Remetente" (1) e selecione a opção "Adicionar/editar remetente" (2).

6.1 Na tela "Remetente de e-mail" estarão listados a lista de remetentes cadastrados. Para editar um remetente, clique no ícone de lápis (1), para exclui-lo, no ícone de lixeira (2) e, para adicionar um remetente, clique em "Adicionar e-mail" (3).

6.2 Caso tenha clicado em editar ou adicionar remetente, o sistema abrirá o formulário "Adicionar remetente", configure os campos:

• “E-mail” (1): preencha com o endereço de e-mail que deseja utilizar;
• “Nome de usuário” (2): preencha com o usuário do e-mail correspondente, que pode ser ou não o próprio e-mail sem “@domínio”, a depender do provedor de e-mails;
• “Senha” (3): preencha com a senha de acesso à conta do e-mail informado. Este campo não fica visível para edição;
• "Host smtp (servidor)” e “Porta” (4): configure o SMTP do e-mail que o usuário está configurando;
• “Criptografia SSL” e “Utiliza autenticação de senha de segurança (SPA)” (5): ative o checkbox  somente se o provedor do e-mail utilizar os métodos correspondentes;

Clique em "Salvar" (6).

Pronto! Agora você já sabe como enviar notificações e ofícios por e-mail através do SAJ. Aproveite esse conhecimento para tornar sua rotina de trabalho ainda mais produtiva com o SAJ Ministérios Públicos.